Le dossier individuel d'un agent public
Lors d'une mutation, d'un détachement ou d'une procédure disciplinaire, la même question revient : que contient exactement le dossier, et qui peut le lire ? La page « Dossier administratif d'un agent public : règles de gestion » de service-public.gouv.fr, vérifiée le 23 janvier 2026, répond point par point. Ses règles s'appuient sur les articles L137-1 à L137-4 et R137-1 à R137-16 du code général de la fonction publique.
Ce que contient le dossier
Le dossier individuel rassemble les documents relatifs à la situation administrative de l'agent. Il doit être unique. On y trouve l'état civil, la situation familiale, la situation militaire, les diplômes, les pièces de recrutement, celles de la carrière (arrêté de nomination ou contrat, avancements, promotions internes, changements de position comme le détachement, le congé parental ou la disponibilité), les évaluations professionnelles, les formations suivies et les absences (congés de maternité, de paternité, de maladie). Les documents sont enregistrés, numérotés et classés sans discontinuité.
Dans la fonction publique territoriale, les centres de gestion tiennent un dossier par fonctionnaire, avec une copie des pièces de la collectivité employeur. L'agent et la collectivité peuvent le consulter.
Certaines pièces n'ont pas leur place dans le dossier :
- Tout document mentionnant des opinions ou des activités politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques.
- Toute information de santé, en raison du secret médical. Seules les suites administratives y figurent, comme l'arrêté de congé maladie ou l'avis du conseil médical.
- La mention des sanctions disciplinaires amnistiées ou effacées. Les documents qui décrivent les faits à l'origine de la sanction ne sont pas retirés pour autant.
Papier ou numérique
Le dossier peut être sur papier, électronique ou en partie électronique, mais une même pièce n'est conservée que sur un seul support. Le passage au numérique résulte d'un arrêté ou d'une décision de l'employeur, après avis du comité social. Ce texte précise les documents concernés, le calendrier et les délais de destruction du dossier électronique et des originaux papier.
En cas de détachement ou de mise à disposition, le dossier reste dans l'administration d'origine. En cas de mutation ou d'embauche, il suit l'agent chez le nouvel employeur. Si ce dernier ne gère pas de dossiers électroniques, il reçoit une copie conforme sur papier.
Consulter son dossier, étape par étape
- L'agent demande par écrit, à tout moment, à consulter son dossier. Il n'a pas à motiver sa demande.
- L'administration répond dans un délai d'un mois. Passé ce délai, le silence vaut refus.
- La consultation peut avoir lieu pendant le temps de travail. L'agent peut se faire accompagner d'une personne de son choix, mais seul l'agent peut consulter le dossier.
- En cas de refus ou de silence, il saisit la Commission d'accès aux documents administratifs (Cada), par téléphone, courrier, courriel ([email protected]) ou formulaire en ligne. La Cada rend un avis. Si l'administration maintient son refus, expressément ou par son silence, l'agent peut saisir le tribunal administratif.
Copie, rectification, retrait de pièces
L'agent peut demander une copie de tout ou partie de son dossier. Pour un dossier électronique, la copie est envoyée sur sa messagerie professionnelle, remise sur un support numérique ou fournie sur papier conforme à l'original. Il peut aussi demander, pendant la consultation ou plus tard, la rectification d'une information, le retrait d'un document ou l'ajout d'une pièce. L'exemple cité par la page est le retrait d'une lettre qui évoque un mandat syndical.
Il existe une exception. Le compte rendu d'un entretien avec le supérieur hiérarchique portant sur la situation administrative de l'agent doit être versé au dossier, et l'administration doit en informer l'agent. Ce document ne peut être ni retiré ni détruit à sa demande. Si le dossier est en partie électronique, la demande d'accès ou de rectification vaut pour l'ensemble du dossier.
Conservation du dossier et cas des contractuels
La page ne prévoit pas de droit général à l'effacement du dossier. La durée de conservation en gestion courante est fixée par arrêté pour chaque type de document. À son terme, chaque document est archivé à titre intermédiaire ou détruit. L'archivage intermédiaire dure jusqu'à la fin de la durée d'utilité administrative, fixée à 80 ans de l'agent. Ensuite, les documents sont archivés définitivement dans un service public d'archives ou détruits.
La page ne traite pas séparément les agents contractuels. Elle cite seulement le contrat parmi les pièces de carrière. Pour connaître les règles qui lui sont applicables, un contractuel doit donc se reporter aux textes de son contrat et interroger le service des ressources humaines de son employeur.
Erreurs fréquentes
- Formuler la demande oralement : la page prévoit une demande écrite, et c'est elle qui fait courir le délai d'un mois.
- Oublier que l'absence de réponse au bout d'un mois vaut refus, et que la saisine de la Cada est l'étape suivante.
- Vouloir faire retirer un compte rendu d'entretien portant sur la situation administrative : il est conservé.
- Penser que le dossier suit l'agent partout : en détachement ou en mise à disposition, il reste chez l'administration d'origine.